Yönetim Sistemini Kurma Ve Kurumsallaşma (Yönetim Mühendisliği)
- Şirketin kendi prensip ve standartlarıyla yönetilir hale gelmesini sağlamak ve performans arttırma çalışmalarına süreklilik kazandırmak şirketler için büyük önem taşır. İşleyişi kurumsal hale getirmek, işletmenin işleyişini kişiye bağlı olmaktan çıkartır, standartlara bağlı bir hale getirir. Yönetim sisteminin kurulmasına yönelik çalışmalar, yönetim sorumluluğunu yönetim kademelerine yayma amacına da hizmet eder.
- Sistem kurma çalışmaları, bir standardın veya başarısı kanıtlanmış olan uygulamanın gereği olan sistem altyapısının kurulması ve işler hale getirilmesi faaliyetlerini kapsar. Kurulacak olan yönetim sisteminin ve dolayısıyla bu konuda yapılacak olan çalışmanın kapsamı yönetim sistemini oluşturan alt başlıklardan biri (kalite yönetim sistemi, TPM, stratejik yönetim gibi) veya birkaçı (kalite-çevre-İSG entegre yönetim sistemi gibi) üzerinde çalışıp sistem kurmak şeklinde olabileceği gibi, bütünsel bir yönetim sistemi kurulması şeklinde de olabilmektedir. Yapılan bu kapsamlı çalışma, mevcut yönetim sisteminin ele alınıp güncellenmesi şeklinde olabileceği gibi, “yönetim sisteminin yeniden tasarlanması” (re-engineering) şeklinde de olabilmektedir.
Şirketin, kendi prensip ve standartlarıyla yönetilir hale gelmesini sağlamak için uluslararası yönetim sistemi standartları (IS0 9001, IATF 16949, AS9100, ISO 14001,…) ve performans arttırmaya yönelik iyi uygulamalar (TPM, SMED, 5S, Kaizen,…) dikkate alınarak,
- Üretim, yönetim ve destek süreçleri belirlenir, tasarlanır, standartları yazılır
- Organizasyon şeması çizilir, görev tanımları yazılır.
- Aile şirketlerinde aile anayasası yazılır
Yönetim sisteminin kurulmasına yönelik çalışmalar, yönetim sorumluluğunun yönetim kademelerine yayılmasının sağlanma amacına da hizmet eder.
Yönetim mühendisliği çalışmaları kapsamında ilk adımda, şirketin üretim, yönetim ve destek süreçleri ayrıntılı bir şekilde incelenir. Bu süreçlerin her biri analiz edilerek, operasyonel verimliliğin artırılmasına yönelik iyileştirme fırsatları belirlenir. Ardından, bu süreçlerin tasarımı yapılır ve şirketin faaliyetlerinde sürekliliği sağlamak amacıyla prosedürler ile politikalar oluşturulur. Uluslararası yönetim standartlarına uygun olarak yazılacak bu dokümanlar, şirketin kalite yönetiminden çevre yönetimine kadar pek çok farklı alanda uluslararası kabul görmüş en iyi uygulamalar dikkate alınarak hazırlanır. Aynı zamanda bu dokümanlar şirketin performansının düzenli olarak izlenmesi ve optimize edilmesi için gerekli olan performans göstergelerini de kapsar. Kurulacak yönetim sisteminin kapsamı, asgari olarak uluslararası yönetim sistemi standartlarını içerecek olmakla beraber, şirketin gerçeklerini ve beklentilerini dikkate alarak genişletilir.
Bütünsel yönetim sistemi kurulurken dikkate alınan asgari standartlar ve uygulamalar şunlardır:
- IS0 9001 (sektöre göre IATF 16949, AS9100) Kalite Yönetim Sistemi
- ISO 22001 Gıda Güvenliği Yönetim Sistemi
- ISO 45001 İş Sağlığı ve güvenliği Yönetim Sistemi
- ISO 31000 Risk Yönetim Sistemi
- ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
- ISO 50001 Enerji Yönetim Sistemi
- TPM
- 5S
- SMED
- Kaizen
- Bakım yönetimi
- Süreç tasarımı ve süreç iyileştirme
- Hedeflerle yönetim, Stratejik Yönetim
Yönetim sistemini kurma süreci aşağıdaki şekilde işler:
- Şirketin mevcut yönetim yapısı incelenir ve ihtiyaçları tespit edilir.
- Sektörel gerçekleri ve şirketim orta ve uzun vadede amaçları hakkında bilgi alınır
- Mevcut durum, şirketin amaçları ve sektörel gerçekleri dikkate alınarak hızlı karar almayı sağlama, sonuç alma süresini kısaltma, sadelik kriterlerini karşılayan yönetim sistemi yapısı tasarlanır, tüm üretim, yönetim ve destek süreçlerini kapsayan süreç haritası hazırlanır.
- Süreçlerin işleyişinin detayları belirlenir ve standartları yazılır
- Ortaya çıkan yapıya uygun organizasyon şeması ve görev tanımları yazılır.
- Süreçlerin performans göstergeleri belirlenir.
- Yapılan çalışmalar sonucunda ortaya çıkan dokümanlara ilişkin eğitimler verilir.
- Kurulan sistemin işleyişi belli bir süre izlenir, ortaya çıkardığı sonuçlar değerlendirilir ve ihtiyaç duyulması halinde revizyonlar yapılır.
Yönetim mühendisliği çalışmalarıyla yürütülen yönetim sistemi kurulumu ve kurumsallaşma çalışmaları sonucunda işletmenin işleyişi kişiye bağlı uygulamalardan çıkıp standartlara bağlı bir hale gelir, operasyonel verimlilik artar, yönetim sorumluluğunun alt kademelere yayılması sağlanarak şirketin daha dinamik bir hale gelmesi mümkün hale gelir. Bu süreç, her seviyedeki yöneticinin ve çalışanın sorumluluklarını net bir biçimde anlamasını sağlar ve liderlik yetkinliklerinin geliştirilmesine olanak tanır. Üst yönetimin üzerindeki karar alma yükü azalır, böylece daha hızlı ve etkili kararlar alınabilir.
İkinci adımda sistemi işletecek, planlanmış faaliyetlerin beklentilere uygun olarak yapılmasını sağlayacak ve kurumsal performansı sürekli geliştirecek olan yönetim yapısının şeması oluşturulur, görev tanımları yazılır.
Aile şirketleri için yürütülen yönetim mühendisliği çalışmaları, aynı zamanda aile – şirket ilişkilerinin profesyonel bir düzeyde yönetilmesini sağlar. Bu çerçevede, aile anayasası hazırlanarak, aile üyelerinin şirketle ilgili karar alma süreçlerinde daha açık, şeffaf ve objektif bir yaklaşım benimsemeleri sağlanır.
Yürütülen bu çalışmaların ardından gelen üçüncü ve son aşama, kurulmuş olan sistemin etkinliğinin arttırılmasına ve böylelikle elde edilen sonuçların daha da iyileştirilmesinin sağlanmasına yönelik yürütülen iyileştirme çalışmalarıdır.